会议整体流程设计

什么是会议策划设计？ 会议策划是指会议召开之前，会议的主办者或是承办者根据会议目标，对一个具体会议的形式、会议的规模、会议的地点、会议的时间、会场的布置、会议的议程、组织参会人员、合理安排会间活动、会议的财务开支等做出构想和设计，形成系统、完整的会议活动方案。

1、嘉宾接待

无论是大型会议还是小型会议，都需要邀请嘉宾。以发布会为例，发布会一般需要邀请业内知名人士、目标消费者KOL、公司领导、媒体记者等，有的还会邀请明星大咖助阵。对于路途比较遥远的嘉宾，需要安排好接送与住宿；活动当天，主办方的工作人员要提前到达场地，准备接待，还可以准备一个招待室，招待提前到场的嘉宾。为了给嘉宾带来更好的体验感，还可以准备一些小礼品。

2、场地布置

场地布置也是会议活动策划中重要的一环，这也是给现场嘉宾带来深刻印象的关键因素之一。现场布置需要根据会议的人数、风格等来确定。常见的座位方式有剧院式、长桌式、回形式、椭圆形式等，这些都是不错的选择。会议现场还需要横幅、花艺、挂饰等装饰品，这些物料的选择要注意风格上的协调与统一。

3、现场设备

这也关系到会议场地的选择。选择会议场所时，除了关注交通便利与否的因素之外，还应考虑到场所的内部设施是否完备场所相关人员是否有类似活动承办的经验。在会议举办之前，还要再检查一下会议上需要用到的大屏幕、麦克风、投影仪、音响设备、灯光、舞美等设备，确保万无一失。

4、流程安排

会议活动策划的流程应贯穿“效率”二字。不必要的流程可以删减，这样的会议活动才能真正达到效果。以入场签到为例，就可以抛弃传统的纸质签到方式，传统签到方式不仅耗费人力，还容易出错；若采用大屏互动签到，嘉宾扫码即可完成签到，且信息自动录入后台，这要也更方便管理。

5、成本预算

会议活动策划还需要注意成本控制，比如场地租赁、礼品购买、宣传推广、现场布置等费用。不管会议规模大小，每一次的成本核算都需要做到认真和谨慎，尽可能以最小的成本发挥出最大的价值。做好成本预算工作，也能避免后续实际执行时出现超支状况。