涉外会议 涉外会议案例

外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为"方便的时候"来访，或将时间留待以后”另行商定”。

接待事前准备

为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。

对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

国际学术会议如何运作？

1. 规划和组织： 国际学术会议的规划和组织是一个复杂的过程，涉及确定会议主题、议程安排、邀请演讲嘉宾、确定会议地点和时间等。组织者需要确保会议的内容和形式能够吸引到相关领域的研究者和学者参与。
2. 注册和参与者管理： 组织者会设立在线注册系统，让感兴趣的人员可以提前注册参加会议。他们需要管理参与者的信息、支付情况以及会议材料的发送等事务。此外，还需要安排参与者的接待和住宿等服务。
3. 演讲和报告安排： 组织者会邀请主题演讲嘉宾和提交论文的作者，安排他们在会议上进行演讲或展示报告。这些演讲和报告通常围绕着特定主题展开，旨在促进学术交流和讨论。
4. 分组和会议议程： 会议通常会安排不同的分组和分会场，以适应不同议题和研究领域的讨论。组织者需要设计合理的会议议程，确保参与者有充分的时间参与讨论和交流。
5. 展览和海报展示： 一些国际学术会议还会设置展览区和海报展示，让参与者可以展示他们的研究成果，并与其他与会者交流和分享。这种形式也促进了学术交流和合作。
6. 网络和社交活动： 除了正式的学术活动外，国际学术会议通常还会安排网络和社交活动，如欢迎晚宴、专题讨论会、城市参观等，为参与者提供更多交流和互动的机会。
7. 后续工作： 会议结束后，组织者需要整理会议资料、反馈意见和建议，准备会议总结报告，并可能考虑将会议成果发表或转化为其他形式，以便更广泛地传播学术成果。

随着全球化的发展，国际交流越来越频繁，外宾接待成为了各个领域必不可少的一项工作。为了让外宾在中国的访问更加顺利、愉快，我们需要制定一套完善的外宾接待方案及流程。

接待方案提前确定

1. 接待前准备

在外宾到来之前，我们需要做好以下准备工作：

(1) 了解外宾的基本情况，包括姓名、职务、国籍、到达时间、住宿地点等。
(2) 安排好外宾的住宿和交通，确保外宾能够顺利到达目的地。
(3) 准备好接待礼品，可以是当地特色的小礼品或者是公司的纪念品等。

2. 接待流程

(1)接机

在外宾到达机场之后，我们需要派出专人前往机场接机。接机人员需要提前了解外宾的航班信息，准确抵达机场，并在机场等候外宾。接机人员需要穿着整洁、得体的服装，手持公司标志的牌子，以便外宾能够快速找到。

(2)住宿安排

在外宾到达住宿地点之后，我们需要安排专人前往接待。接待人员需要向外宾介绍住宿的环境和设施，并帮助外宾完成入住手续。在接待过程中，我们需要注意外宾的需求和要求，尽可能地为外宾提供舒适的住宿环境。

(3)会议安排

如果外宾来访的目的是参加会议或者商务活动，我们需要提前安排好会议的场地、设备和人员。在会议期间，我们需要为外宾提供翻译和秘书等服务，确保会议的顺利进行。

(4)文化交流

在外宾来访期间，我们需要为外宾安排一些文化交流活动，让外宾更好地了解中国的文化和风俗。可以安排参观当地的博物馆、历史遗迹、美食街等，让外宾感受到中国的独特魅力。

会议前

1. 与会议主办方治谈，了解会议要求及所需服务项目。
2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。
3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4. 确定方案，签订合同，预付定金。

会中

1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会谈座位的安排

双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。

组织方工作

进行会后总结和反馈：

会议结束后及时收集参会者的意见和建议，了解他们对会议的评价和期望。
整理会议资料和记录，总结会议的成功经验和不足之处。

撰写会议总结报告：

根据会后总结和反馈结果撰写会议总结报告，分析会议的成效和收获。
将总结报告备档并分享给相关人员以便参考和借鉴。

持续改进和提升：

根据会议总结报告中的不足之处制定改进措施和计划。
在未来的会议策划和组织中持续改进和提升自身的会务组织能力。

执行方工作

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

基本礼仪

1. 所有工作人员统一着装。服装应保持清洁、完好，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。
2. 会议接待人员在上岗期间员工必须佩带工作证牌。
3. 男会议接待人员胡须应修剪整洁，头发修剪整齐，不能过长。女会议接待人员淡妆上岗，且与年龄、身份相符。不能当众化装。注意讲究公共卫生，上班前不吃带有刺款性气味的食物，避免口腔异味。

访问日程安排注意事项

访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排铂的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：

1、访问的目的和性质
2、访问者的愿望
3、访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系
4、访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色
5、来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度
6、代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。

除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关的办公室联系好。

日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇：活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。

要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说："她们一定希望有时间休息安静一下。如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。

有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。