准备会议场地:包括检查会议室灯光、温度、多媒体设备和话筒、设备是否正常运行、电量充足。如果需要,还可以根据天气情况调整窗帘高度。此外,还需要检查会议室卫生,如矿泉水、茶水杯等。1
布置会议现场:将桌签摆至座位正中间,资料正对桌签,与桌边保持两指距离,斜放在资料上方,与资料右下角保持两指距离。会议摆台的目的是让参会者一进入会议室就能清楚地看到自己的座位和相关的信息。
接待参会人员:在参会人员到达时,工作人员应以标准站姿迎接他们,并给予真诚的微笑。如果是上水服务,服务员应该遵循特定的服务标准,比如先用右手拿着壶,站在客人左侧30厘米处,然后进行服务。
维持会场秩序:在会议过程中,需要有专人负责维护会场的秩序,确保所有参会人员都能听到发言人的讲话。如果有两名以上的参会人员,则需要轮流值班。同时,也需要检查所有的设备是否仍在正常工作。
会议结束后的清理:会议结束后,需要立即进行会场的卫生收拾,以保持下次会议时的整洁。