会议前期准备工作有哪些？

会议前期整体准备工作有哪些？好多刚步入会策划行业的新人很迷茫，今天这篇文案原本是我们内部培训文档，活动策划的具体执行，主要分为前期准备、活动现场、后期工作三部分，根据不同类型的活动，所需要做的准备工作和执行工作都不尽相同，大家要根据自身的实际情况进行选择。

1、活动策划方案

根据上一篇执行流程文章的介绍我们知道，活动策划方案里面需要包括策划方案、宣传方案、执行方案、预算方案等内容。方案在我们前期宣传工作中，属于核心灵魂，没有它，一切都很容易乱套，而且在部分活动需求中，需要拿方案去进行商业合作洽谈的。

2、文稿准备

在活动举办前，我们需要把所有的文稿都举办好，主要是三种稿件：请示函、邀请函、新闻稿。请示函是用作活动的汇报和协助申请的，例如有时候需要用到上级单位对场地或设备等相关支持，就需要请示。邀请函顾名思义就是要用作邀请了，活动举办前都要对领导、嘉宾、合作单位等相关人员进行莅临现场的正式邀请。而新闻稿又分为预热稿和报道稿，活动前期我们都要进行活动的预热宣传，让更多人知道活动的举办，让更多人参加活动，而后续的报道更是对活动影响力的重要“升温”。

3、宣传设计

活动的举办都离不开设计，围绕活动主题的主画面及各种宣传页面设计、印刷品等设计都要提前设计好，而设计文档还需要根据线上线下的使用进行使用分辨率的输出，以便前期宣传和物料的印制。

4、活动场地的确认

前期的宣传必定是要把活动地点和时间给发布出来的，因此前期就需要提前把场地落实了，而一些大型的活动，是需要提前找公安机关进行报备，具体相关要求和资料的准备，大家自行在网上查询，我这里就不一一列举说明了。

根据《群众性文化体育活动治安管理办法》第六条规定，群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。

5、PPT准备

PPT已成了活动最重要的宣传载体了，许多活动的举行都离不开PPT，例如：论坛、讲座、峰会等活动都必须会用上。不仅要以统一的VI视觉准备好主办方的PPT，有嘉宾需要上台演讲的，也需要提早收集，一定要提前收，我碰到很多次现场出乱子的，而且有很多嘉宾的PPT不一定适配现场的屏幕，会影响呈现效果。

6、嘉宾邀请

用邀请函的方式提前对参会领导嘉宾进行正式邀请，是最起码的尊重，如果连这部都忘了做的话，除非他们没有你不行，不然愿意来现场的人真的不多，上了层次的人受邀参会都很频繁。最后需要确定到场的嘉宾名单，以便安排接待。

7、媒体邀请

媒体邀请主要通过两种稿件，一种是媒体邀请函，另一种是新闻稿，网媒、纸媒、电视台等要邀请哪种媒体就看活动的宣传需求和预算了，每个地方的价格都不一样，有关系和没关系的价格也不一样。最后需要确定到场的媒体名单，以便安排媒体宣传确认。

8、发言稿

领导和嘉宾的发言稿要提前准备好，没有多少领导嘉宾愿意自己花时间想到现场要讲什么的，无论他们用不用你的稿，都要提前准备好，而且要提前发他们审核。虽然我对这些代稿的行为很坑，特别是在那种大型或者是有高度的活动，写这些稿的一般都是公司的小文案，当知道了这种套路之后，经常参会都不想听前面部分了。然而，这也是业内的规则。

9、主持稿

主持稿主要是活动的整体流程和关键人名字信息为主，修饰美句倒不是最重要的，但是都要提前写好，毕竟你不知道你请来的主持人能力到哪里，高级的只要流程和关键信息。

10、摄影摄像沟通

根据活动的类型、预算、场地，选择不同的摄影摄像搭配。例如像论坛会议这些，摄像需要安排一个定机位录制整个活动舞台，有条件的还要安排摇臂拍摄，像现在这个短视频媒体火爆的时代，还需要专门的人员拍摄竖版的。而游机位的摄影摄像安排，可以用作现场特写的拍摄，效果很好。这些都是需要提前安排和沟通需求的。

11、用电需求

如果要用到像LED屏、射灯、音响这些，要提前跟场地方沟通好大功率电的使用和工程师对接。