选择年会场地要考虑的因素有哪些？

选择年会场地要考虑的因素有哪些？

1、档期、预算、价格

会场价格有着明显的浮动性的，会根据档期、预订率、上下浮动，因此在预定会场之前必须定下人数/日期/特殊要求，特别是还需要预定酒店住宿，商家才能确定是否有档期，根据实时数据准确报价，看是否适配公司的预算。

会场的费用包括但不仅限于：场地租借费用、茶歇、办公文具、场地布置、拆装费、停车费等等。

如果选择的年会场地更加复杂或者需要住宿、用餐需求，报价更要留意，避免因缺漏或沟通误解产生额外费用。

2、现场勘查

对年会选择的场地必须要进行现场勘查，询价后预定前，去看场地是否能满足年会活动安排，设备装置能否达到预计的效果，如背景板、投影、会议设备、电子网络设备等等，在确定了使用这个场地后还要根据场地格局对活动物料适当调整。

另外也要对周边环境进行视察，留意会场周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚，周边是否在施工，噪音是否会影响年会活动效果、客人入住效果、交通出入等等。

3、其他特殊需求

A、如果有外籍人员入住要提前咨询酒店是否有外宾入住接待许可

B、了解菜单内容、最低消费，餐标、软饮酒水、开瓶费、清洁费等

C、特殊饮食要求（宗教偏好，素食者、避免过敏食物）

D、酒店临时接待其它会议临时违约的备选计划（与政府活动、国际性会议撞期）

E、演艺活动报备报批（大型活动需要广告公司协助）